Es la última etapa del proceso administrativo, pero está estrechamente relacionada con la de planeación, a la cual sirve de retroalimentación para futuros planes. su función consiste en establecer sistemas para medir y corregir las ejecuciones de los integrantes del organismo social, con el fin de asegurar que los objetivos fijados se vayan logrando; por tanto mientras más claros, completos y ordenados se han los planes, más se facilitará la función de control. Los factores sobre los cuales puede controlarse toda actividad son: cantidad, calidad, tiempo y costo. El control se utiliza para:
- Conocer lo que realmente se está logrando
- evaluar el desempeño de los integrantes
- detectar fallas o errores
- corregir desviaciones
- modificar los planes
- mejorar la coordinación
- establecer un mejor sistema de comunicación
- predecir problemas y/o soluciones, etc.
- producción
- calidad
- inventarios
- mantenimiento
- costos
- ventas
- salarios
- personal, etc.
- la observación personal
- los presupuestos
- las estadísticas
- las auditorias
- el control interno
- informes verbales y / o escritos
- información u análisis especiales, etc.
El proceso de control sigue cuatro pasos básicos:
1.- Establecimiento de normas y estándares de ejecución
2.- Medición de lo que se ha hecho
3.- comparación de lo hecho con lo establecido e investigación de las diferencia, si las hay.
4.- Corrección de las desviaciones aplicando acciones correctivas
El establecimiento de los estándares, consiste en fijar las unidades de medida que sirven como punto de referencia y que están basadas en los objetivos; los estándares fijados estarán relacionados, por ejemplo, con:
- niveles de producción
- cuotas de venta
- índices de productividad
- posición de mercado
- cargas de trabajo
- utilidades, e.t.c.
El control implica una comparación entre los resultados y el estándar previamente establecido. Cuando se presentan desviaciones desfavorables, será necesario adoptar las acciones correctivas apropiadas que encaucen
hacia los resultados pretendidos; un sistema de control debe hacer lo posible detectar prontamente las desviaciones para corregirlas a tiempo,
El valor intangible del control está en la aplicación de las acciones correctivas necesarias para ajustarse a los estándares; como ejemplos de acciones correctivas se pueden citar las siguientes:
- revisión de objetivos
- modificación de políticas y reglas
- cambio de procedimiento
- proporcionar entrenamiento al personal para mejorar el desempeño en el trabajo
- utilizar la autoridad para motivar cambios de comportamiento en las personas; en este caso la función de dirección se convierte en parte integral del control.
Además de los presupuestos, existen otras técnicas y métodos que sirven indistintivamente de planeación de control de las actividades; entre ellos se encuentra la grafica de Gantt y los que están basados en redes de actividades (PERT y CPM)
Principios del Control
1. Equilibrio. A cada grupo o delegación conferida debe proporcionársele el grado de control correspondiente.
2. De los objetivos. Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, el control es un medio para Alcanzar los objetivos preestablecidos.
3. De la oportunidad. El control para que sea eficaz, necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que se Efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.
4. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, para poder
Tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
5. Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.
6. De excepción. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo.
7. De la función controlada. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Una persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
Etapas del Control
Establecimiento de estándares
Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en el cual se efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución deseado, no son más que los objetivos definidos de la organización.
Tipos de estándares:
§ En cuanto al método
§ Estadísticos
§ Por apreciación
§ Técnicamente elaborados
§ Cuantitativos
§ Físicos
§ De costo
§ De capital
§ De ingreso
§ de programas
§ Cualitativos.
§ Evaluación de la actuación
§ Curvas de comportamiento
§ Perfiles
Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. Esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de información;
por lo tanto la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), valida (que mida realmente el fenómeno que intenta medir), con unidades de medición apropiadas, y fluida ya que debe estar en los canales adecuados de comunicación.
Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos, determinándose así las desviaciones, mismas que deberán reportarse inmediatamente.
Corrección
La utilidad concreta y tangible del control esta en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es una función de carácter ejecutivo, no obstante antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. El establecimiento de medidas correctivas
da lugar a la retroalimentación.
Retroalimentación
Esta etapa es básica en el proceso de control, ya que a través del proceso de retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la información dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.
Implantación de un sistema de control
Antes de establecer un sistema de control se requiere:
· Contar con objetivos y estándares que sean estables.
· Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los controles.
· Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos.
Evaluar la efectividad de los controles: eliminando aquellos que no sirven, simplificándolos combinándolos para perfeccionarlos.
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